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HR:职场里,下属秒回领导微信有错吗?抓住3个方面,越早运用越受益

发布时间:2021-10-26  阅读次数:158次

职员阿文这几天有些郁闷,起因就在于工作期间因秒回了领导发来的一条微信,引来了一系列不良反应。

当时,领导突然通过微信发来一份word文档,阿文看到后,文档还没有打开,便直接回复:好的收到。

过了一会儿,领导又发来信息:这份文件有几处错误,比如......

领导正准备举例子,“好的我改”阿文的回复又接踵而至。

“你知道改什么吗,就改改改”领导那头明显有些不满意,“不要那么急,反应快但不动脑子,可不行,工作得认真啊。”领导又做了补充回复。

原本想通过迅速回复领导的微信,让领导感到个人受尊重,工作也受重视,没想到却落了个“偷鸡不成蚀把米”,一时间,阿文的工作积极性也由此而备受打击。

职场里,借助手机微信进行工作上的安排、部署,已经成为上下级之间非常普及的沟通方式了,领导发微信,下属做回复,更是工作当中一种主要的工作互动方式,但这里包含着不少学问,其中回复的时机把握,就是非常重要的一条。

回复过快,除自身会因对事情了解得不充分,增加出错的概率之外,在领导那里很多时候也会被认为上班摸鱼或者做事毛手毛脚。

回复过慢,则会被认为对于领导的要求,不予重视,有意拖延,从而使个人形象在领导那里打了折扣。

究竟如何回复领导微信,不妨先从领导发微信的目的,稍作分析。通常来讲,领导发微信主要出于5个目的:

1.工作所需,需要给下属部署工作任务;

2.遇有急事,需要下属做出反馈,给出结论;

3.与工作无关的日常聊天;

4.检验一下下属的工作状态,是否在摸鱼;

5.毫无意义的带有骚扰性质的沟通与交流。

由此,能够看出不是每条微信都需要做出秒回,有的甚至完全可以忽略,否则的话,结果往往适得其反。

当然,除第5条之外,对领导发出的微信做出回复则是必须的,可以试想一下,若是很急,没有回复,领导会将电话打过来,此时的口气则会与先前截然不同;若是不急,也并不意味着不存在,倘若一直迟迟不理会,电话依然还是会打过来,工作终究还是要继续的。

而要做到恰当而又合理地做出回复,核心原则就是破除规律化。即,不能一条路走到黑,一个方法用到底。凡是领导的微信都清一色地秒回,让领导感觉过于受宠若惊;或者一概是轮回,让领导觉得你很佛系,对于领导交待的工作,不重视,不上心。建议从如下4个具体方面加以改善:

1.及时回,抓住机会

及时回复领导的微信,可以说是下属最为常见的做法。能否及时回复领导微信,反映出做为下属的工作态度与敏感性,而且往往都是通过一两次微信的回复情况,领导据此对下属的工作可靠程度、能力状况还有作风养成等,形成一个初步的判断,乃至做为调整使用的初始依据。

以下两种情况,做为下属需要做到及时回复,做到秒回也不为过。

第一种,临时突发的情况。比如,应急的工作,制作汇报用PPT,需要第二天就上交工作成果;准备与客户达成某项协议所需的相关数据,还有需要即时召开的关键性会议等等,对此,下属需要立刻做出反应,并按照领导意图尽快完成。

第二种,难得的机遇。领导几经努力协调到的提职、培训、外出学习等,带有自身切身利益的机遇,对此,也需要及时给出答复,哪怕个人因种种原因想给予否定,但在回复一定要及时干脆,而不能迟迟无动于衷,否则,很容易破坏你在领导那里所建立的工作信任。

通常情况下,一条信息发出去,对方都是大概率希望尽快得到回应的,而做为下属务必要根据微信的内容作出相应的回应,不必秒回,但速回所占比率往往很大。

2.定时回,保持专注

要完成好一项工作,不在一定的时间保持相对专注,很难做到。通常来讲,在工作开展过程中,特别是需要周密思考的方案、汇报与计算等工作,倘若中途遇有微信,自己再做出一一回复的话,很容易出现思路被打断,统计重新起算的情况,严重的话,则会导致该项工作被持续拖延。

日常当中,我们经常看到有的人因乘坐飞机、参加重要会议、考试等,会在朋友圈群发一条类似“禁言中,有事儿请微信留言,稍后回复”等提示语句,以此来告知他人,自己暂时不能及时回微信的原因,也给自己专注于完成当下的事情,不被外界打扰,找到了一个恰当的理由。

由此,在平时工作中,若遇有需要集中精力与时间,不被外界的工作,可以提前“安民告示”,让领导与同事知晓你此时的工作状态,不方便接听电话与回复微信,等工作完成后再加以逐一进行回复。

同时,如若感觉发朋友圈提示有些做作,那么,还可以在工作中坚持隔半小时或45分钟看下微信,有目的、有选择地浏览领导或业务相关人员的微信,进行定时回复,其余微信可选择利用下班前一段时间,进行定时批量回复。

如此一来,既可以保持工作的专注度,又可以避免因长时间不回复领导微信所带来的尴尬与误会。而为了能保证定时,可以利用番茄钟、计时器等辅助手段,届时加以语音或铃声提醒,然后,将浏览与回复微信做为工作间隙的一项必备内容,可谓一举两得。

3.缓着回,有意矜持

有句话,赶得早不如赶得巧,同样,回微信也要讲究一个巧字。这里就需要增强对微信内容重要程度的辨识能力,重要程度稍弱的微信内容可以进行缓处理。具体来讲有3类:

第一类,群发内容。有时领导为了工作方便,会在工作群里群发一些微信内容,诸如管理方面的要求,日常安全的一些提醒还有工作上的一些细节等,这些基本上都属于不算太紧急的事情,没有必要即刻做出回应。

第二类,公开表态。有些微信内容,比如对某项活动的建议,还有对某一工作的赞成或者反对,倘若领导发在工作群里,那么,尽量不好急于表态、甘当“出头鸟”,否则,很容易带偏节奏。

你的一句“赞同”,后面通常会跟来一波“赞同”,但有的人员尽管字面发的是“赞同”,但内心却不愿意,如此,你无形当中便得罪了他人。而且,这时候,领导也不想看到你秒回的样子,他提出的问题,也是需要下属有一个思考的过程,秒回会被当成敷衍的表现。

第三类,试探询问。典型的就是领导问你“忙不忙”,这时无论忙与不忙,都不宜进行秒回。说忙,则是直接回绝领导,说不忙,则意味着你一直处于清闲状态,摸鱼摆弄手机等着领导给安排任务。

正确的做法就是,稍缓一会儿,思考一下领导可能交待的工作任务,然后回复:“我正在撰写xxx,领导有事儿您说话。”

借助微信沟通,很多信息都是有语境的。倘若习惯于秒回领导信息,错了又不好撤回。一是显得不专业,二是倘若撤回的信息被领导看到,而再次回答的内容与原先相反,领导则会对你又产生其他看法。

总之,晚一会儿回复没问题,领导不会就此责问你,但未经过大脑思考而进行秒回,则会拉低自身形象,有时还可能增加工作难度,一旦做不好,反而让自己没面子,让领导觉得你没脑子。

结语

时机不对,努力白费。微信沟通,看似小事一桩儿,但也蕴藏着轻重缓急,先来后到的道理。只有仔细辨别,认真体会,谨慎而为,才能逐渐摸出内在的门道与窍门。