HR:职场上,发送邮件的几个坑,你都踩过吗?

2022-01-14 阅读次数: 219

在职场上,几乎所有人都离不开电子邮件,邮件是最常用的的职场沟通工具,邮件发送中的小细节,影响着别人对你的感官。职场上,发送邮件的几个坑,你都踩过吗?

第一个坑:发邮件不写邮件名

职场上,发送邮件的几个坑,你都踩过吗?

案例1

收到邮件,偏偏显示无主题,发邮件是想说明什么呢?此时的表情如下。这么发送邮件,收件人不知道发送邮件的目的是什么?万一事太多,没有点开看呢?一方面是给别人留下不细致的印象,另外一方面是不方便以后查找邮件。

解决办法:

1.发送邮件时,检查标题是否填写;

2.向总公司上报文件时,可以写成“xx分公司——某某事项工作报告”

3.可以运用一些标点符号,比如[重要]、【紧急】等,这样一看到邮件就能知道是否重要了。

第二个坑:发邮件无法一次发准

发邮件不是缺少附件,就是缺少事项说明,丢三落四是常态。我的公司里曾经有一个同事就是这样的情况,第一次发邮件“以此为准”,第二次发邮件“请以此为准”,第三次发邮件“准确版本”,第四次发送邮件“最准确版本”。

解决办法:

1.步骤进行调整,先写正文,然后添加附件,最后填写收件人。

2.邮件写好后,进行检查,错别字,附件等等。

第三个坑:附件名不进行调整

这个说起来都是泪啊,由于我在省公司经常需要汇总各个地市分公司的信息,为了方便统计信息,我专门把附件的名称调整为“xx分公司——党建统计年报报告”,然后呢,只有很少几个地市进行调整,大部分还是原封不动的发回来了,我只能一个个的进行调整。

职场上,发送邮件的几个坑,你都踩过吗?

解决办法:很简答,上报一些文件之前,前面加上自己的公司名称,方便上级公司进行统计。不要让上级公司手动调整。

第四个坑:注意称呼、敬语等细节

这个坑,我真是踩过。由于在人力部工作,有时候由于工作需要,给公司的领导们发邮件,有一次,在邮件发送中,写了这么一句“请务必于x月x日前上报给我”,然后就被教育了:你居然敢这样和公司一把手说。从此,我就记住了,对上、对下的邮件还是不一样的。职场的新人们,你们想想,对上应该这么说比较好呢。