员工离职手续繁杂、环节众多，若处理不当易引发劳动纠纷。如何系统化、规范化地办理离职，确保流程顺畅且风险可控？以下为您梳理关键步骤与法律要点。

一、 离职申请：规范受理与风险初筛

当员工（尤其是合同期未满者）主动提出离职时，HR需引导其提交书面辞职申请（如辞职信），并经部门负责人审批后，正式进入离职流程。

核心法律依据：

《劳动合同法》第三十七条：劳动者提前三十日（试用期提前三日）以书面形式通知用人单位，可解除劳动合同。

HR风险防控要点：

审查离职原因：仔细审阅员工书面申请中的离职理由，确保表述清晰、客观，避免使用如“工资原因”等易产生歧义的措辞，以防未来被解释为用人单位过错导致离职，引发经济补偿金争议。

确认通知期：明确员工最后工作日，确保其履行了法定的提前通知义务。若员工未提前通知自行离职，给公司造成损失的，公司可依法主张赔偿。

二、 工作交接：闭环管理与竞业启动

自提交离职申请至最后工作日，应组织员工进行系统化工作交接。

交接关键步骤：

制定并签署《工作交接清单》，涵盖文件、资产、客户关系、待办事项等，由相关部门逐一确认。

明确是否需要启动竞业限制协议。若需启动，应在离职前完成协议签署与补偿方案确认。

三、 离职证明：法定义务与规范出具

出具离职证明是用人单位的法定义务，关乎员工再就业、失业金申领等核心权益。

法定必备内容（依据《劳动合同法实施条例》第二十四条）：

劳动合同期限

解除或终止劳动合同的日期

员工的工作岗位

在本单位的工作年限

提示：出具证明应客观中立，避免添加“严重违纪”、“能力不足”等主观评价性内容，除非有确凿证据，否则可能引发侵权诉讼。

四、 经济补偿金：支付情形辨析

原则上无需支付的情形：

员工因个人原因（如家庭、创业、求学等）主动提出离职，用人单位无需支付经济补偿金。

必须支付的情形：

若员工依据《劳动合同法》第三十八条，以用人单位存在违法行为（如未足额支付工资、未依法缴纳社保、提供劳动条件等）为由提出离职，用人单位需依法支付经济补偿金。

五、 最终结算：权益清算与风险规避

在离职日或双方约定的日期，需一次性结清以下权益：

工资结算：

依据：《工资支付暂行规定》第九条，劳动关系解除时，用人单位应一次性付清劳动者工资。

操作：核算并支付至最后工作日的工资、加班费、奖金等，不得无故克扣或拖欠。

社保与公积金处理：

原则：离职当月，只要存在实际用工关系，单位就应为其缴纳社保。

操作：在劳动关系终止后，及时办理社保和公积金减员（通常为次月停缴），避免产生额外的滞纳金或影响员工在新单位参保。

未休年休假折算：

原则：解除/终止合同时，当年未安排员工休满应休年假的，应按其已工作时间折算支付未休年假工资报酬。

折算公式：(当年度在本单位已过日历天数 ÷ 365天) × 职工全年应享年假天数 - 当年度已休年假天数

注意：折算后不足1整天的部分无需支付，但已安排多于折算天数的年假也不再扣回。

六、 档案与资料留存

完成所有手续后，用人单位应将已解除或终止的劳动合同文本至少保存二年备查，同时妥善保管离职申请、交接清单、补偿协议等重要文件，以备发生争议时作为证据。